Développement d'une plateforme numérique en libre-service pour le BMFWF : un aperçu des coulisses

L'année dernière, le ministère fédéral autrichien des Femmes, des Sciences et de la Recherche (BMFWF), en collaboration avec aforms et PRODYNA, a développé une preuve de concept pour une telle solution - une plateforme d'expérience client qui permet aux utilisateurs de soumettre efficacement des candidatures en ligne, de suivre leur statut et de gérer les formulaires numériquement.

1. Le défi

BMFWF recherchait une solution adaptée à des cas d'utilisation spécifiques impliquant des flux de travail complexes. Il souhaitait notamment garantir que seuls les utilisateurs autorisés aient accès à certains formulaires, tout en permettant un suivi aisé de l'état d'avancement des demandes. La solution devait bien entendu être mobile et accessible.

2. La solution

L'introduction du portail, basé sur les produits standards d'AFS et PRODYNA, permet une intégration transparente des formulaires et des flux de travail et révolutionne le processus d'autorisation pour l'utilisateur.

Cette plateforme propose :

• Authentification centralisée et gestion des rôles : Les autorisations et les droits d’accès sont gérés individuellement via une connexion à ID Austria et des attributs SAML.
• Gestion efficace des candidatures : Les utilisateurs peuvent facilement remplir et soumettre des formulaires et consulter leur statut de traitement en temps réel. Cela améliore la transparence et réduit les délais de traitement.
• Mobile et accessibilité : La plateforme est utilisable sur différents appareils, améliorant ainsi l’accessibilité pour tous les groupes d’utilisateurs.
• Automatisation et archivage : Toutes les candidatures soumises sont archivées et les utilisateurs peuvent enregistrer leur progression et poursuivre ultérieurement.
   

3. Avantages pour les utilisateurs et l'administration

La plateforme réduit considérablement les charges administratives. Les principaux avantages pour l'administration publique sont les suivants :

Gain de temps

• Les citoyens peuvent remplir et soumettre des demandes et des formulaires en ligne sans avoir à se déplacer ni à envoyer quoi que ce soit par courrier.
• Les informations de base, fournies ou divulguées une seule fois par un utilisateur, servent à préremplir les formulaires, voire à raccourcir les requêtes personnalisées et à limiter les sélections (par exemple, parce qu'elles ne sont pas pertinentes ou destinées à un utilisateur spécifique).

Accessibilité

• Une plateforme est disponible 24h/24 et 7j/7, ce qui est particulièrement utile pour les travailleurs et les personnes à mobilité réduite.
• Les plateformes numériques permettent une accessibilité complète et garantissent l'égalité des chances pour tous les utilisateurs.

Transparence

• Les utilisateurs peuvent suivre l’état de leurs demandes en temps réel, recevoir un retour immédiat et mettre en pause et reprendre le processus.

Efficacité

• Les processus automatisés réduisent les frais administratifs et accélèrent le traitement des demandes.
• Les questions fréquentes ou les points obscurs peuvent être traités plus rapidement, simplifiés pour tous les groupes d'utilisateurs, expliqués dans toutes les langues et traités plus efficacement et en plus grand nombre grâce à des processus d'assistance intuitifs.
• Le traitement des données n'est lancé qu'une fois les informations complètes fournies ou est automatisé, ce qui réduit la nécessité pour le personnel de saisir plusieurs fois les processus de traitement.
• Les processus de suivi, tels que les rappels, peuvent atteindre les utilisateurs plus rapidement.

Parallèlement, elle offre aux utilisateurs une interface conviviale et intuitive qui simplifie et optimise l'ensemble du processus de travail.

Avec l'étude de faisabilité réussie de cette solution, le ministère fédéral des Sciences, de la Recherche et de l'Économie (BMFWF) démontre comment les plateformes numériques en libre-service peuvent simplifier l'administration et l'interaction avec les utilisateurs – un modèle pionnier pour les projets d'administration en ligne.