L'Institution d'assurances sociales (SVA) de Saint-Gall a franchi une étape importante dans la numérisation de ses processus d'assurance avec l'introduction d'AFORMSOLUTION (AFS) en 2018. Cette implémentation permet à SVA St.Gallen de capturer les données des formulaires de manière structurée, validée et complète et de les intégrer de manière transparente dans son système d'archives électroniques et de flux de travail.
Afin de répondre aux exigences croissantes des clients et d'augmenter l'efficacité des processus, la SVA Saint-Gall numérise ses formulaires à l'aide du logiciel AFORMSOLUTION. Une preuve de concept (PoC) a été réalisée à l’aide du formulaire complexe d’allocations familiales. Ce formulaire numérique est utilisé depuis 2019 et reçoit environ 5 500 candidatures numériques par an.
Précédemment:
Après:
Le taux de dossiers complétés dès la première soumission est passé de 35 % à 65 %. Les raisons pour ne pas atteindre 100 % incluent le téléchargement de documents incorrects, le contournement des transmissions par l'employeur et les données manquantes des ex-partenaires.
La numérisation des processus de formulaires par AFORMSOLUTION a conduit à une amélioration significative de l'efficacité et de la qualité. Les délais ont été réduits de 70 à 75 % en moyenne, passant de 28 à 7 jours. Ce changement a non seulement entraîné un traitement plus rapide des demandes numériques par rapport aux demandes papier traditionnelles, mais également une meilleure qualité des données et une plus grande satisfaction des clients.
La mise en œuvre du projet a posé des défis, notamment la complexité technique, un périmètre de développement initialement flou et la coordination des contacts internes. Une communication ciblée avec les collaborateurs s'est avérée cruciale pour l'acceptation des nouveaux processus numériques. La SVA a délibérément décidé de commencer par la forme la plus complexe, qui nécessitait une cartographie détaillée des processus comme base de mise en œuvre.
Afin de pouvoir mettre en œuvre un formulaire en ligne complexe, tel que le formulaire d'allocations familiales SVA-Saint-Gall, une phase de conception approfondie est nécessaire. Le résultat de cette phase est visible sur la figure 2. La cartographie du processus affichée montre toutes les variantes pouvant être sélectionnées dans le formulaire. Une forme – de nombreuses possibilités.
Un partenaire solide pour la digitalisation
La SVA Saint-Gall a choisi aforms comme partenaire qui propose non seulement une solution conviviale de gestion des formulaires, mais fournit également des conseils complets sur la constitution d'un inventaire de formulaires numériques. Cette collaboration permet à la SVA St.Gallen de créer et de gérer de manière indépendante des formulaires en ligne dynamiques, ancrant ainsi durablement la transformation des formulaires papier vers les formulaires en ligne.
aforms possède une vaste expérience dans la mise en œuvre de formulaires dans le secteur public et n'est donc pas seulement pour nous un fournisseur de logiciels, mais aussi un partenaire d'entraînement précieux. Avec aforms, nous pouvons tout mettre en œuvre, des simples formulaires de commande aux formulaires d'inscription très complexes. Nous bénéficions d’une solution mature et établie ainsi que du haut niveau d’expertise en conseil de nos partenaires aforms.
Peter Ringeisen
Responsable du développement corporatif
SVA St.Gallen
Avec AFORMSOLUTION, la SVA Saint-Gall a franchi une étape décisive vers la numérisation. La collecte de données structurée et sans support optimise les processus, augmente la satisfaction des clients et permet d'économiser du temps et des coûts. L'expérience montre jusqu'à présent que la numérisation des processus de formulaire simplifie non seulement les flux de travail, mais constitue également la base d'étapes de numérisation ultérieures.
Si vous souhaitez consulter les formulaires vous-même, vous pouvez les tester ici :
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