ai-assist

Die KI-Assistenz für digitale Verwaltungsservices

Die öffentliche Verwaltung steht an einem Wendepunkt. Der Druck steigt von allen Seiten: Bürger:innen erwarten dieselbe Einfachheit, die sie aus der Privatwirtschaft kennen. Gleichzeitig schrumpfen Budgets, Fachkräfte gehen in Pension, Know-how geht verloren – und die politische wie mediale Forderung nach moderner, digitaler Verwaltung wird lauter.

Doch genau in diesem Spannungsfeld liegt eine historische Chance. Denn noch nie waren die Voraussetzungen so gut, Verwaltungsservices grundlegend neu zu denken. Der AFS ai-assist ist der nächste logische Schritt dieser Entwicklung: ein intelligenter, dialogbasierter Zugang zu Leistungen der Verwaltung, der Bürger:innen abholt, Prozesse beschleunigt und die  Organisation nachhaltig entlastet.

Der ai-assist ist nicht einfach ein Chatbot. Er ist der digitale Service-Navigator für eine moderne Verwaltung. Er verbindet vorhandenes Wissen, bestehende Formulare und gesetzliche Logik zu einem durchgängigen Erlebnis – vom ersten Anliegen bis zum qualitätsgesicherten Antrag.

Vom Formular zur echten Service-Erfahrung

Heute sind viele Online-Angebote noch digitalisierte Papierformulare. Bürger:innen müssen wissen, welches Formular sie brauchen, wo sie es finden und wie sie es korrekt ausfüllen. Genau hier entsteht Frustration und unnötiger Aufwand in der Verwaltung.

Der AFS ai-assist dreht dieses Prinzip um. Die Bürger:innen beschreiben einfach ihre Anliegen in eigenen Worten. Der Assistent erkennt den Kontext, ordnet ihn der passenden Leistung zu und erklärt verständlich:

  • Worum geht es bei diesem Service?

  • Wer ist antragsberechtigt?

  • Welche Voraussetzungen gelten?

  • Welche Fristen müssen beachtet werden?

  • u.v.a.m.

Aus Formularen und Leistungsbeschreibungen entsteht so ein intuitiver Einstiegspunkt, der Menschen nicht zwingt, sich an Verwaltungslogik anzupassen, sondern die Verwaltung an die Sprache der Menschen anpasst.
 

Sobald der passende Service identifiziert ist, begleitet der ai-assist durch den gesamten Antragsprozess. Schritt für Schritt. Klar strukturiert. In natürlicher Sprache. Auf Wunsch auch in einfacher Sprache oder mehrsprachig.

Ein besonders grosser Mehrwert für internationale Regionen: ai-assist kann dieselben Formulare in mehreren Sprachen anbieten, ohne den Formularbestand zu verändern. Der ai-assist übernimmt die Übersetzung, die Daten bleiben strukturiert und konsistent. 

Das bedeutet:

  • Informierte Bürger:innen

  • Weniger fehlerhafte Angaben

  • Weniger Nachforderungen

  • Mehr abgeschlossene Anträge

  • Zufriedenheit auf beiden Seiten

Qualität als Beschleuniger

Je besser ein Antrag, desto schneller die Bearbeitung. Der ai-assist sorgt dafür, dass Informationen vollständig, plausibel und strukturiert eingehen. Dadurch reduziert sich der manuelle Klärungsaufwand massiv – und Verfahren können deutlich schneller abgeschlossen werden.

Gleichzeitig wird der ai-assist zum Katalysator für Formularmodernisierung. Im Einführungsprojekt sollen bestehende Online-Services überarbeitet werden:

  • Reduktion unnötiger Felder und Uploads

  • Vereinfachung komplexer Logiken

  • Nutzung von Identifikation und zentralen Register

In Österreich besonders relevant: die Anbindung über dadeX, mit der mehr als 31 zentrale Register eingebunden werden können. So lassen sich Daten vorbefüllen und validieren, ganz im Sinne des Once-Only-Prinzips.

Für die Verwaltung bleibt alles wie gewohnt

Dabei ist der ai-assist „nur“ eine vorgelagerte Assistenzschicht. Für die Verwaltung und die bestehenden Backend-Systeme ändert sich durch dessen Einsatz nichts. Die Anträge werden weiterhin über AFS-Formulare erfasst und kommen wie gewohnt strukturiert, vollständig, validiert und signiert in den Fachsystemen an.

Auch die fachliche Logik bleibt dort, wo sie heute ist: Pflichtfelder, Validierungen und Plausibilitätsregeln werden weiterhin in den AFS-Formularen definiert. Der ai-assist nutzt diese Logik, bildet sie aber nicht in einer eigenen KI-Schicht nach. Damit entfällt die doppelte Pflege von Regeln – und es ist keine zusätzliche, kostenintensive AI-Logik im Backend erforderlich.

In Minuten eingerichtet und kontrolliert durch Menschen

Basierend auf Leistungsbeschreibungen und AFS-Online-Formularen ist ein Service mit ai-assist in wenigen Minuten eingerichtet. Der ai-assist analysiert Ihre bestehenden Webseiten, Leistungsbeschreibungen und Formulare und leitet daraus seine Wissensbasis für den Dialog ab.

Doch die Kontrolle bleibt bei Ihnen: Alle Inhalte werden durch Fachabteilungen geprüft, angepasst und freigegeben. Human-in-the-Loop ist kein Zusatz, sondern Grundprinzip.

Kontrolle und Transparenz

AFS ai-assist ist für den produktiven Verwaltungseinsatz gebaut:

  • Betrieb mit lokaler KI
  • DSGVO-konform
  • Unterstützung für eigene 
    KI-Modelle
  • Ressourcenschonend 
    durch hybride Architektur
  • Deterministisches Verhalten
    reproduzierbar, testbar
  • Automatisierte Tests 
    für jedes Service
  • Kundenspezifisch 
    anpassbar (Layout, Prompts, Tonalität, Abläufe)

AFS ai-assist verbindet die Flexibilität und Ausdrucksstärke moderner KI mit der Verlässlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualität, die eine Verwaltungsleistung erfordert.

Auch ohne sichtbare Formulare

Für neue digitale Angebote kann der ai-assist auch ohne öffentlich sichtbare Formulare betrieben werden. Sie definieren im Hintergrund die benötigten Daten mit AFS und lassen den Assistenten diese dialogisch erfassen.

So wird der ai-assist zur digitalen Eingangstür Ihrer Verwaltung oder Ihres Unternehmens: beratend, strukturierend, qualifizierend – noch bevor ein Fachverfahren involviert ist.

ai-assist: Die Zukunft beginnt im Dialog

AFS ai-assist steht für einen neuen Umgang mit Online-Services – weg von Leistungsbeschreibungen und Einzelformularen, hin zu echten Service-Erlebnissen. Nicht Technik steht im Mittelpunkt, sondern das Anliegen der Menschen. Der Dialog wird zum Ausgangspunkt jedes Prozesses: verständlich, geführt und verlässlich.

Für Bürger:innen bedeutet das, nicht mehr suchen zu müssen, sondern verstanden zu werden. Für Mitarbeitende in der Verwaltung bedeutet es, mit besseren Informationen zu arbeiten, Entscheidungen schneller treffen zu können und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und für Organisationen bedeutet es, digitale Transformation nicht als Belastung, sondern als Chance zu erleben.

Der ai-assist ist dabei kein radikaler Umbruch, sondern eine evolutionäre Weiterentwicklung auf Basis bestehender Leistungsbeschreibungen und AFS-Services. Er kann parallel zu heutigen Angeboten eingesetzt werden, wächst mit Ihren Anforderungen und eröffnet Schritt für Schritt neue Möglichkeiten.

So entsteht aus bestehenden Strukturen eine zukunftsfähige, dialogorientierte Verwaltung – und ein gemeinsamer Start in eine neue Ära des digitalen Service.

Zusammenspiel AFS und ai-assist