Veranstaltung
Ankündigung: AFS Usergroup & 20-Jahr-Feier in Wien
Am 12. November findet die AFS Usergroup und 20-Jahr-Feier von aforms in Wien statt. Auch in diesem Jahr erwartet uns ein vielseitiges…
AFS 2027: Die Neuerungen im Überblick
Das bringt AFS 2027 für Sie:
- Erstmals KI im Formular: Formulare können Angaben aus hochgeladenen Dokumenten übernehmen, Texte zusammenfassen oder Anträge vorab einordnen. Den KI-Anbieter wählen Sie selbst.
- Für Formularersteller:innen: schnellere Wartung großer Formularsammlungen, z. B. Blöcke austauschen, Extender gruppieren und Mehrfachaktionen.
- Für die Sachbearbeitung: Sie sehen auf einen Blick, welche Anträge dringend sind, und können Standardfälle ohne manuelles Ausfüllen erledigen.
- Für IT und Betrieb: REST-Schnittstellen, SendService 2.0 für große Beilagen, automatisch erzeugte XML-Schemas und eine aktuelle Plattform mit Tomcat 10 und Java 25.
AFS 2027 erscheint vorraussichtlich im Q2 2027. Die Neuerungen verteilen sich auf fünf Bereiche. Klicken Sie auf einen Bereich, um direkt zu den Details zu springen.
Weiter unten finden Sie die Neuerungen im Detail und erfahren, was Sie bei der Migration einplanen sollten.
Künstliche Intelligenz: LLM-Extender
Erstmals in AFS: Sprachmodelle im Formular
AFS 2027 bindet erstmals Sprachmodelle (LLM) an. Grundlage ist eine generische LLM-Anbindung im Produkt; der neue Extender ist die erste Funktion, die sie nutzt.
Eingaben und Beilagen automatisch auswerten
Neu: LLM-Extender („LLM-Aufruf“)
Ihr Nutzen: Formulare können Eingaben und Beilagen automatisch auswerten, z. B. Angaben aus einem hochgeladenen Dokument übernehmen, Texte zusammenfassen oder Anträge vorab einordnen. Das entlastet Antragsteller:innen und Sachbearbeiter:innen, ohne die Kontrolle über die Daten aufzugeben.
Was ist neu: Der neue Extender ruft bei einem Formularereignis (z. B. Button, Weiter, Absenden) ein Sprachmodell auf. Er übergibt einen fachlichen Prompt mit freigegebenen Feldwerten und Beilagen und schreibt das Ergebnis in festgelegte Felder, Auswahllisten und Metadaten. Das Modell sieht nur freigegebene Daten und darf nur freigegebene Ziele ändern; Antworten werden vor der Übernahme geprüft. Einsetzbar auf Formular-, Seiten-, Block- und Blockwiederholungsebene.
Den KI-Anbieter selbst wählen, auch im eigenen Rechenzentrum
Neu: Generische LLM-Anbindung
Ihr Nutzen: Sie wählen den Anbieter selbst, auch ein Modell im eigenen Rechenzentrum, und können ihn wechseln, ohne Formulare anzupassen. Die Anbindung ist als gemeinsame Basis für künftige KI-Funktionen im Designer und im Formserver gedacht, z. B. Übersetzungen im Designer.
Was ist neu: Sprachmodelle werden serverseitig in Profilen konfiguriert, nicht im Formular. Unterstützt werden OpenAI-kompatible Schnittstellen (z. B. Azure OpenAI oder selbst betriebene Modelle) und Anthropic. Je Profil sind mehrere Modelle als Ausweichkette mit Gesamtzeitlimit möglich.
Designer: Formulare erstellen und pflegen
Für Formularersteller:innen
Der größte Nutzen liegt bei der Wartung bestehender Formularsammlungen: Änderungen, die bisher viele Einzelschritte brauchten, gehen jetzt in einem Schritt.
Formulare auf neue Blockversionen umstellen, ohne Extender neu zu konfigurieren
Neu: Blöcke austauschen
Ihr Nutzen: Formulare lassen sich auf neue Blockversionen umstellen, ohne Extender neu zu konfigurieren. Das spart Zeit und vermeidet Fehler bei versionierten Formularen.
Was ist neu: Ein Block auf einer Seite lässt sich gegen einen anderen Block tauschen. Extender-Referenzen werden automatisch auf die neuen Felder umgestellt; was nicht eindeutig zuordenbar ist, ordnen Sie in einem Dialog zu.
Maschinelle Einreichung per XML, ohne die Dateien manuell zu erstellen
Neu: XML-Dateien erzeugen
Ihr Nutzen: Unternehmen können Meldungen maschinell per XML einreichen. Die bisher manuelle und fehleranfällige Erstellung dieser Dateien entfällt.
Was ist neu: Der Designer erzeugt zu einem Formular die XML-Schemadatei (XSD), die Transformationsdatei (XSLT) und ein Beispiel-XML.
Zusammengehörige Logik auf einen Blick erkennen
Neu: Extender gruppieren
Ihr Nutzen: Mehr Übersicht bei Formularen mit vielen Extendern.
Was ist neu: Extender lassen sich Gruppen zuordnen, einzeln oder für mehrere auf einmal. Die Liste kann gruppiert angezeigt werden.
Außerdem neu im Designer
Weitere Verbesserungen machen die Arbeit im Designer schneller, unter anderem ein überarbeiteter Formularbaum, bessere Filter für Ressourcen, Mehrfachaktionen für Extender, das mehrfache Hinzufügen von Feldern und Blöcken sowie eine Auswertung der Extender-Verwendung.
Ihr Nutzen: schnellere Navigation in großen Formularen, weniger Klicks beim Testen von Formularlogik, und Sie können Auswirkungen von Änderungen vorab abschätzen.
Inbox: Anträge bearbeiten
Für die Sachbearbeitung
Sachbearbeiter:innen sehen auf einen Blick, welche Anträge dringend sind, und können Standardfälle ohne manuelles Ausfüllen erledigen.
Überfällige Anträge sofort erkennen
Neu: Fristen für offene Anträge
Ihr Nutzen: Überfällige Anträge fallen sofort auf, Bearbeitungsfristen lassen sich leichter einhalten.
Was ist neu: Fristregeln lassen sich je Mandant konfigurieren, optional eingeschränkt auf Postfach, Formular und Metadaten. Jede Regel legt Tage seit Eingang, Farbe und Bezeichnung fest. Antragsliste und Detailansicht zeigen die Friststufe als farbigen Punkt. Sie können nach Friststufen filtern und die Anzeige pro Benutzer:in ein- und ausschalten. Die Anzeige ist rein informativ und ändert keine Abläufe.
Standardfälle mit einem Klick erledigen
Neu: Erledigungsformular automatisch senden
Ihr Nutzen: Das Erledigungsformular muss dafür nicht mehr geöffnet werden.
Was ist neu: Ein Erledigungsformular kann beim Erledigen automatisch ausgefüllt und gesendet werden. Der Versand wird überwacht und ist gegen Doppelversand geschützt; über das Ergebnis wird bei Bedarf per E-Mail informiert. „Manuell erledigen“ bleibt möglich.
Rückfragen an Antragsteller:innen einfacher einrichten und übersichtlicher bearbeiten
Neu: Kommunikationsformulare überarbeitet
Ihr Nutzen: Rückfragen an Antragsteller:innen sind einfacher einzurichten und übersichtlicher zu bearbeiten.
Was ist neu: Der technische Metadatenblock lässt sich ausblenden, die Einrichtung ist einfacher. Verwaltung und Anzeige von Fragen und Antworten in der Inbox sowie der E-Mail-Versand der Fragen sind überarbeitet. Bestehende Kommunikationsformulare funktionieren weiter.
Außerdem neu in der Inbox
Weitere Verbesserungen, unter anderem: Filter bleiben erhalten, Schlüssel-Wert-Paare werden zeilenweise erfasst, E-Mails zu automatisch archivierten Anträgen lassen sich abschalten, Administrator:innen können Passwörter zurücksetzen, und die Oberfläche gibt es auch auf Italienisch.
Ihr Nutzen: kein erneutes Filtern nach jedem Schritt, weniger Eingabefehler, weniger überflüssige E-Mails und einfacherer Benutzer-Support.
Schnittstellen und Integration
Für IT und Integration
AFS 2027 öffnet sich stärker für maschinelle Einreichung und moderne Anmeldeverfahren.
Große Meldungen gehen zuverlässig durch
Neu: SendService 2.0 (REST)
Ihr Nutzen: Große Meldungen, z. B. von Banken und Versicherungen an Behörden, gehen zuverlässig durch. Abbrüche bei langen Übertragungen, die bisher zu Supportfällen führten, entfallen.
Was ist neu: Die neue REST-Schnittstelle des Formservers überträgt Formulardaten und Beilagen getrennt, eingereicht wird asynchron, der Status ist abfragbar. Ausgelegt für viele Beilagen mit zusammen mehreren hundert MB.
Einfachere Anbindung an heutige Systeme und Portale
Neu: Webservices als REST
Ihr Nutzen: Einfachere Anbindung an heutige Systeme und Portale.
Was ist neu: Die Services Metadata, AntragSecure, Attachment, FormDetails und FormManagement stehen zusätzlich zu SOAP als REST-Schnittstellen zur Verfügung. Die Anmeldung erfolgt standardmäßig mit Inbox-Benutzerdaten und ist konfigurierbar.
Den vorhandenen Identity Provider anbinden
Neu: Generische OIDC-Anmeldung
Ihr Nutzen: Neben Keycloak können Sie weitere Identitätsanbieter für die Anmeldung in Formularen verwenden.
Was ist neu: Neben Keycloak können Formulare jetzt auch andere OpenID-Connect-Anbieter zur Anmeldung nutzen, sofern diese ihre Konfiguration automatisch bereitstellen (OpenID Connect Discovery). Neu ist außerdem die Anmeldung auf der Kontrollseite und über die Einstiegsseite. An bestehenden Keycloak-Anbindungen ändert sich für Formulare nichts.
Außerdem neu bei den Schnittstellen
Der neue Get-Token-Extender, die Übergabe von Abschlussdaten im RestService-Extender und PVP 2.x für die Feldtypen PVP und USP.
Ihr Nutzen: Tokengeschützte REST-Dienste lassen sich ohne eigene Skripte anbinden, Fachverfahren erhalten die Antragsergebnisse direkt, und AFS ist bereit für Länder, die auf PVP 2.x umstellen.
Statistik, Technik und Betrieb
Für IT und Betrieb
AFS 2027 läuft auf einer aktuellen Plattform. Das ist für den Betrieb wichtig und muss bei der Migration eingeplant werden.
Gesamtauswertungen über mehrere Formulare ohne Einzelabfragen
Neu in der Statistik: Mehrfachauswahl. Die Statistik wertet mehrere Formularsammlungen und Formulare gemeinsam aus, inklusive „Alle markieren“ und PDF-Download.
Aktuelle, weiter unterstützte Basis mit Sicherheitsupdates
Das Produkt läuft auf Tomcat 10, die verwendeten Bibliotheken wurden aktualisiert. Außerdem ist es auf Java 25 umgestellt, eine langfristig unterstützte Java-Version.
Bitte bei der Migration einplanen
Die Serverumgebung muss bei der Migration umgestellt werden. Die genauen Systemvoraussetzungen für den Betrieb werden noch in der Dokumentation zu AFS 2027 beschrieben.
Warum Sie auf AFS 2027 migrieren sollten
Einstieg in KI: Der LLM-Extender wertet Eingaben und Beilagen mit einem Sprachmodell aus. Die generische Anbindung ist die Basis für weitere KI-Funktionen in Designer und Formserver.
Zukunftssichere Plattform: Tomcat 10 und Java 25 sind die Basis für weitere Sicherheitsupdates.
Weniger Aufwand in der Formularpflege: Blöcke austauschen, Extender gruppieren und Mehrfachaktionen sparen bei großen Formularsammlungen viele Einzelschritte.
Schnellere Antragsbearbeitung: Fristenanzeige, automatisches Erledigen und überarbeitete Kommunikationsformulare entlasten Sachbearbeiter:innen.
Maschinelle Einreichung: REST-Schnittstellen, SendService 2.0 und automatisch erzeugte XML-Schemas machen Massenmeldungen von Unternehmen möglich.
Offen für weitere Anmeldesysteme: Neben Keycloak lassen sich weitere OpenID-Connect-Anbieter anbinden, mit dem Get-Token-Extender auch tokengeschützte Dienste.
Sie planen den Umstieg auf AFS 2027 oder den Einstieg?
Wir beraten Sie gern zu den Neuerungen und unterstützen Sie bei Planung und Migration.
Bestandskund:innen wenden sich bitte an ihre zuständige Projektkoordination.
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David Glieber
Geschäftsführer
Telefon +423 794 30 08
E-Mail david.glieber@aforms.com